今需要が高まっているバーチャルオフィス！口コミで人気の会社を紹介します♪

こんにちは。私は20代男性で、現在は自分でビジネスを立ち上げて展開しているところです。

まだ起業したばかりのため、法人登記やオフィスの場所の確保等に悩んでいたのですが、そこで見つけたのがバーチャルオフィスというサービス。調べているうちにバーチャルオフィスに関する知識が身に付いたため、情報を広げようと思い、こちらのサイトを立ち上げました。

バーチャルオフィスの利用を検討されている方に、お役に立てれば幸いです。

その他：バーチャルオフィス一覧紹介

ここからは、バーチャルオフィスに関する内容を項目ごとにご紹介していきます。

バーチャルオフィスはどのようなサービスなのか、メリット/デメリット、手続きの流れ、選ぶポイントに分けて詳しく説明しています。ぜひじっくりとご覧頂けると幸いです。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、物件を借りずにビジネス展開に必要な住所・電話番号等を借りるサービスです。

住所はバーチャルオフィスサービスを提供する会社が指定した住所を借りることができ、法人登記にも使用できます。住所を借りることで物件の入居手続きが不要なこと、ビジネス開始までに時間が掛からないこと、家賃や設備費等が発生せず、初期費用を抑えられるのが特長です。

利用開始に必要な手続きも比較的簡単で、会社によってはオンラインで手続き完了できる場合があります。

バーチャルオフィスの主なサービス

バーチャルオフィスで提供される主なサービスは住所貸与・電話番号提供があり、他にもFAX転送・郵便物転送・会議室利用・ポスト利用等があります。送付されてきた郵便物を一旦サービス会社に受け取ってもらい、後日転送してもらうサービスや、サービスを提供する会社が運営するレンタルオフィスや会議室を借りるサービスも利用できる場合があります。

他にも利用するプランや会社によっては、書類保管代行や受電代行を用意している場合もあります。ビジネスの展開具合や状況によって、使い分けたり使用できるサービスを設定すると良いでしょう。但し、会社によってどのサービスが基本プランに含まれているか、オプション内容、利用料金も異なってくるため、利用前に確認しておきましょう。

関連したサービスとしてレンタルオフィスがありますが、こちらは実際にあるオフィススペースを借りるサービスです。出勤して利用するのを想定しており、業務スペースを確保したい方や在宅勤務が難しい方向けのサービスです。

バーチャルオフィスとはサービス内容や料金も異なるため、違いを確認しておきましょう。

レンタルオフィスとの違い

では、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの具体的な違いはどの点なのでしょうか。

結論から言うと、バーチャルオフィスはオフィスの住所を借りるサービスで、レンタルオフィスは運営会社が提供するオフィススペースを借りるサービスと言う点が異なります。それ以外にも、ビジネス利用に必要なサービスの提供やスペース内にある設備利用の有無は、会社によって異なります。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い①

2つは会社の住所を借りるのか、仕事場所を借りるかが異なるだけでなく、必要な費用も大きく異なります。会社によって異なりますが、バーチャルオフィスに必要な費用は毎月数千円～4,5万円程度、レンタルオフィスに必要な費用は毎月4,5万円～15万円程度です。

2つを比較するとレンタルオフィスのほうが高く、バーチャルオフィスのほうが安い金額となっています。

バーチャルオフィスは利用できるサービスを比較的シンプルにしていますが、その分料金を安く抑えることができます。法人登記に必要な住所も、各エリアの中心地の住所を利用できるケースが多いです。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い②

会議室の利用も、会社が提供する会議室を予約して利用できるケースが多いです。反対にレンタルオフィスは専用のオフィススペースが利用できますが、その分費用が高くなります。

ですが実際のオフィスを利用できる分、スペース内の設備が自由に利用できる場合も多いです。

他にも、金融機関からの信用度も違ってきます。レンタルオフィスは一定の条件を満たしていれば法人用口座の開設や融資が可能な場合がありますが、バーチャルオフィスはいずれもできない可能性があります。

バーチャルオフィスは事業所が実在しないため、金融機関からの信用が得にくいのです。但し審査の基準は金融機関によって異なるため、一概に言い切ることはできません。

このようにバーチャルオフィスとレンタルオフィスは一見似たサービスですが、利用形態が異なってきます。それ以外にも、メリット・デメリットや料金も異なるものとなっています。

メリット

バーチャルオフィスを利用する主なメリットは、初期費用削減・利用サービスのみを選べる・エリアの中心地の住所を利用できる・自宅住所の公開する必要がない・会議室が利用可能があります。

・初期費用削減

初期費用の削減に関しては、オフィス用の物件を借りる必要がないことが挙げられます。物件を借りる必要がなくなることで、物件を借りる際に必要な費用が不要になるということです。

物件を借りる場合、家賃・敷金・礼金・保証金・設備費等が必要になります。具体的に必要な金額は物件や条件によって異なりますが、目安としては敷金・礼金は家賃の数か月分、保証金は半年～1年分程度。

敷金・礼金・保証金の金額は立地条件が良い物件であればあるほど、高額になります。他にも、オフィス環境を整備するための設備費も必要になるため、起業したばかりの場合には辛い支出になるでしょう。

バーチャルオフィスではこれらの支出がなくなるのが、特に大きなメリットと言えます。

・利用するサービスのみを選べる

利用するサービスのみを選べるに関しては、バーチャルオフィス利用時に必要なサービスのみを選べることが挙げられます。事業内容や運営体制によって多少異なりますが、バーチャルオフィスを利用する際は住所利用・電話番号提供・郵便物転送があれば十分と言うケースも多いでしょう。

実際のオフィススペースを利用しないということは、オフィスに必要な備品の導入や設備設定が不要ということです。それ以外にも、資金の節約・機会損失防止・業務効率化の促進というメリットもあります。

・エリア中心地の住所を利用できる

住所利用に関しては、名古屋市内の中心地の住所を利用できることが挙げられます。名古屋市内であれば、栄・名駅等が挙げられますね。

バーチャルオフィスを利用する場合、住所の主な使い道は法人登記になることが多いです。そのため一見住所を借りれればどの住所でも良いのではと思われがちですが、実はそうではありません。

実はそのエリアの中心地の住所を借りることで、問い合わせやサービスの利用者が増えやすいというメリットがあります。名古屋市内の中心地の住所を借りることで、愛知以外のエリアへのビジネス拡大がしやすい・興味を抱くユーザーが増えやすいのです。

・自宅住所を公開する必要がない

自宅住所の公開が不要に関しては、サービス会社から住所を借りられることが挙げられます。

バーチャルオフィスを利用せず、オフィス用物件も借りない場合、法人登記に利用できる住所は自宅の住所のみと言うことになります。自宅の住所で法人登記してしまうと、住んでいる場所を公開することになるため、プライバシーが保護されず、トラブルに遭遇する可能性も出てきてしまいます。

そこでバーチャルオフィスを利用することで、プライバシーが保護され、トラブルに遭遇するリスクも減らすことができます。またマンション住まいの場合は、マンションの住所が法人登記に利用できない場合があるため、この場合もバーチャルオフィスを利用することをおすすめします。

・会議室が利用可能

会議室が利用可能に関しては、サービスの提供元が運営するレンタルオフィスの会議室が利用できることが挙げられます。

ビジネスを進めるにあたって、クライアントとの交渉や仕事仲間との会議が欠かせません。そのためオフィススペースは利用しないけど、会議に使える場所は利用したいというケースにも対応できます。

みんな同じ場所に集まって会議するのは勿論、リモート会議にも利用できますね。但し、会議室の利用は人数規定を設けている場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

デメリット

バーチャルオフィスを利用するデメリットは、許認可が必要な業種の場合利用できない可能性があることが挙げられます。具体的な業種を挙げると、士業（弁護士・税理士・司法書士など）・有料職業紹介業（人材派遣・転職/就職斡旋事業など）・宅地建物取引業（不動産業）が挙げられます。

但し許認可の規定に関しては、制限緩和がされている場合もあります。そのため、上記の業種が絶対にバーチャルオフィスを利用できないということではありません。

詳細に関しては、専門家やバーチャルオフィスの運営元に確認してみましょう。

こんな人におすすめ！

バーチャルオフィスのメリット・デメリットをご紹介しましたが、一体どんな人がバーチャルオフィスの利用に向いているのでしょうか。結論から挙げると、以下に当てはまる人たちがバーチャルオフィスの利用に向いていると言えます。

・作業場所が自宅もしくはクライアント先の人
・自宅住所の登記をしたくない、もしくは登記が不可能な人
・中心地の住所を利用したい人

オフィスへの出勤が不要な業種の人や自宅の住所を使いたくない・使えない人、名古屋エリアの住所を使ってビジネスを展開したい人は特に、バーチャルオフィスの利用を前向きに検討すると良いでしょう。

問い合わせ

バーチャルオフィス利用開始に必要な最初の手続きは、問い合わせです。

利用する会社を決定した後、その会社の問い合わせフォームにて連絡、もしくは申込用紙の郵送・メールを送ります。会社によっては、電話での問い合わせを受付している場合もあります。担当者より連絡が来た後は、必要書類を提出します。

また利用申込をする前に、以下の点も確認しておきましょう。

・利用できる住所のエリア
・郵便物転送の可否、頻度
・会議室の利用可否
・料金の支払方法

借りる住所は中心地の住所であれば、企業としての興味の持たれやすさ・他企業との打ち合わせする際の場所等が変わってきます。他にも、郵便物転送や会議室の利用可否も確認しておきましょう。

書類提出

次の必要な手続きは、書類の提出です。利用申込を行った後は、身分証明書や必要書類の提出を行うため、事前に書類の入手・コピーが必要になります。

必要な書類は法人・個人で異なり、主な必要書類は以下のものがあります。

【法人の場合】

・履歴書事項全部証明書
・印鑑証明書
・登記簿謄本
・事業内容が分かる資料（会社パンフレット・契約書のコピーなど）
など

【個人の場合】

・住民票
・印鑑証明書
など

【法人・個人どちらも必要な書類】

・運転免許証、パスポートなどの顔写真入り身分証明書
（法人の場合は、代表者の身分証明書が必要）
・公共料金の明細、証明書、領収書
（転送先の住所・氏名の記載があるもの、電話・生活インフラ・年金・健康保険など）

必要書類は会社によって規定が異なるため、事前にHPなどで確認しておきましょう。公的書類は社会情勢や時期によって発行に時間が掛かる場合もあるため、早めに用意しておくのがベストです。

審査

書類提出が完了した後は、利用可否の審査を行います。

審査完了までの日数は会社によって異なり、当日中に完了する場合もあれば数日かかるところもあります。審査の結果、利用可能と判断された場合は利用料金の支払を行います。

入金

審査が完了し利用可能となったら、入金を行います。初回に入会金・利用料金等を支払った後に、サービスが利用可能となります。

但し、具体的な利用開始日については、事前に確認しておきましょう。

住所

バーチャルオフィスを選ぶポイントの1つ目は、住所です。

会社の住所選びは一見どこでも良いかと思われがちですが実は大変重要で、それ次第で企業イメージや興味の持たれやすさ等が変わってきます。知名度をより上げるには、知名度の高い地名や利便性の高いエリアの住所が利用できる会社が良いでしょう。

他にも、過去に詐欺・反社会グループに使われていないか、その住所を利用した会社が犯罪を起こしていないかを確認しておきましょう。過去に犯罪に起こした会社に住所を貸した実績がある場合は、管理体制やスタッフ対応の面で不安が残ります。

その場合は、利用を見合わせたほうが無難でしょう。

サービス内容

バーチャルオフィスを選ぶポイントの2つ目は、サービス内容です。

バーチャルオフィスを利用する際に、特に必要になるサービスは郵便物転送や電話番号提供/転送です。郵便物転送に関しては、送料負担の有無・毎月の転送件数・郵便物の重量規定・運営者による受取有無等を確認し、どのような場合に料金が発生するのかを確認しておきましょう。

電話番号提供に関しては、転送可否・受電代行の有無・通話料の請求有無・FAX転送の有無等を確認し、1件あたりの通話料金がいくら発生するのかを確認しておきましょう。また電話業務に割く時間があまりない方は、受電代行が可能なのかも確認すると良いでしょう。

料金

バーチャルオフィスを選ぶポイントの3つ目は、料金です。

利用会社を決める前に、その会社のプランが利用できるサービス内容に対して価格設定が適切かどうか、オプション料金、保証金・解約金・更新料等が発生するかどうかを確認しておきましょう。併せて毎月どれくらいの支払いが発生するかをシミュレーションしておき、利用時に問題なく支払えるかを事前に確認しておくことが重要です。

最終的には料金の安さだけで決めず、サービス内容と価格のバランスが合っているかで決めるようにしましょう。

会社の経営状況

バーチャルオフィスを選ぶポイントの4つ目は、会社の経営状況です。会社の経営状況の見分け方ですが、それぞれ以下の特徴が挙げられることが多いです。

【経営状況が良い企業の特徴】

・サービスや対応の質が高い
・創業年数が長い
・オフィスの中心地を住所としている（名古屋市内であれば、名古屋駅・伏見・栄など）
・バーチャルオフィス事業を本業にしている

【経営状況が悪い企業の特徴】

・サービスや対応の質が低い
・ビル、設備が古い
・オフィスの住所が郊外、もしくはダミーの住所を使用している
・利用料金が激安
・創業年数が短い
・バーチャルオフィス事業を本業としていない

但し、それぞれこれに当てはまるからと言って、良し悪しの断定はできません。目安程度に考えておき、少しでも不安を感じる要素があれば、他の会社を検討すると良いでしょう。

スタッフの対応

バーチャルオフィスを選ぶポイントの5つ目は、スタッフの対応です。

対応が良いバーチャルオフィス会社は、契約時の対応が丁寧でスムーズ、スタッフ教育をしっかり行っている等、スタッフの質が高いのが特徴です。またこちらが出した希望にも柔軟に対応してくれる会社も、対応が良いバーチャルオフィス会社と言えます。

他にも代行サービスで来客対応・受電代行を利用する場合は、その際の対応の質も選ぶポイントとして挙げられます。事前にオフィスの内見、スタッフと直接やり取りをする際に、来客対応や受電代行を行うスタッフの対応がどのようなものなのかを確認しておくと良いですね。

バーチャルオフィスに関する内容をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。バーチャルオフィスはレンタルオフィスとは異なる特徴があり、メリット/デメリットもあるため、上手に活用することで費用の負担を抑えることができます。

他にも手続きの流れや選ぶポイントを押さえておくことで、自分に最適なバーチャルオフィスを選ぶことができ、スムーズに利用を始めることができます。こちらの記事がご参考になれば幸いです。