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バーチャルオフィスの契約に必要なものと手続き

公開日:2021/02/15  最終更新日:2021/01/05

名古屋でもバーチャルオフィスの利用を考える方が増えています。都心部に少ない費用で事務所を持てるバーチャルオフィスは、資本の少ない企業であっても対外的信用を高められる手段として効果的です。ここでは、バーチャルオフィスを契約する際に、どのような手続きがいるか、申請時に必要な書類について、メリットを含んだ形で紹介します。

バーチャルオフィスを使うメリット

バーチャルオフィスを活用することにより、資本金の少ない企業であっても、名古屋の都心部に事務所を構えることが可能となります。立ち上げ当初のベンチャー企業などは、経営資金が乏しいケースも多いものです。事務所を開設するにあたっても、賃貸物件を借り受けることは難しいのも実情でしょう。

名古屋には都心部の住所を利用できるバーチャルオフィスを提供する業者が数多く存在しています。少額の月額料金で好立地の住所に自社の事務所を構えることができるのです。名古屋の一等地に住所を持てることは、会社の信用を高めることにつながります。顧客に名刺を渡す際などは、会社の所在地が重要な要素となるものです。初めて名刺を受け取った方は、会社の所在地で信用度を確認する場合もあるからです。

通販サイトなどのインターネット事業を営む場合には、会社の所在地は重要な要素となります。サイトを初めて訪ねてきたユーザーにとっては、信頼できる会社であるかが購入を決めるにあたって大切な判断基準となるからです。運営会社の情報欄に名古屋の一等地の住所が記載されていれば、初めて来訪してきたユーザーであっても、安心して商品を購入できるからです。通常の賃貸契約では難しい、名古屋エリアの好立地の住所に、少ない費用で事務所を持てるのがバーチャルオフィスを利用することにより得られるメリットなのです。

バーチャルオフィスを契約する流れ

バーチャルオフィスを契約する際には、事前に利用目的を検討しておくことが大切です。事業を開始するにあたり、都心部に住所を構えるだけでよいのか、電話転送などの付加サービスも必要となるのかを、事前に把握しておく必要があるからです。都心部に住所を構えるだけなら、少ない月額費用で済むものですが、事業内容によっては、電話を受信したり郵便物を受け取ったりする必要も生じることでしょう。

携帯電話でのやり取りが一般的になったとはいっても、会社に固定電話があることは重要な要素でもあります。通販事業を営んだり、顧客からの問い合わせを受けたりする必要がある事業の場合には、事務所に固定電話の番号やフリーダイヤルが設置されていることが必要なのです。

オフィスの提供を行う業者によっては、契約の際に固定電話の設置やフリーダイヤル、電話転送サービスを提供するところもあります。複数の提供業者を比較しながら、自社が営む事業内容に相応しいサービスが提供されている業者からの契約を検討していきましょう。

名古屋で運営しているオフィス提供業者にも、大小さまざまなものがあります。自社の住所を間借りする形になるので、長きに渡って継続できることが重要です。運営会社の経営状況の分析を行い、長期的に付き合える業者であるかを判断していきましょう。運営業者の信頼性と提供されるサービスを元にした判断が大切です。

契約時に必要となる申請書類について

名古屋でバーチャル型のオフィスを契約する場合には、事前に必要書類を揃える必要があります。賃貸物件のように、契約に際しての入居審査がともなうことがないのも、バーチャルオフィスの魅力です。申し込みにあたって必要となる書類を揃えることができれば、すぐに利用することが可能となります。

申請を行う際には、個人と法人によって揃える書類が違っていきます。個人で事業を営む場合には、事務所を借りる方の住民票と印鑑証明書類、法人の場合には、履歴書事項全部証明書や登記簿謄本、事業内容がわかる説明書類の用意が必要となります。申請時には、提出者の身分を証明する書類も用意しておく必要があります。運転免許証などの本人確認書類を用意して伺うことを心がけましょう。

契約時の必要書類は、物件を提供する業者や付加サービスの内容によって違うこともあります。会議室のようなミーティングスペースの利用を考える場合には、業者によって審査が生じることもあるからです。申し込みにあたって必要となる書類については、事前に問い合わせを行なっておくことを心がけましょう。

申し込みを行った後は、物件の契約に移っていきます。ほとんどの業者では、契約時に数カ月分の利用料金を支払っていく形を取ります。バーチャルオフィスを契約する際には、申請に必要な書類と、初回契約に必要な費用の確認を済ませておくことが大切です。

 

名古屋でもバーチャルオフィスの利用は増えています。都心の一等地に少額費用で事務所を構えられるのがバーチャルオフィスの魅力です。申し込みに際しては、個人と法人により、必要となる書類が違います。契約前に詳細の確認を済ませておきましょう。

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