今需要が高まっているバーチャルオフィス!口コミで人気の会社を紹介します♪

バーチャルオフィスの利用の流れ

公開日:2021/01/15  最終更新日:2020/12/18

バーチャルオフィスは格安で利用できるので、起業したての人やフリーランスの人から人気があります。バーチャルオフィスを活用するには、ビジネスの性質上犯罪や不正などに利用されるのを防ぐため、本人確認といった書類が必要です。名古屋にはたくさんのバーチャルオフィスがあるので、審査が通ると利用できます。

実際にバーチャルオフィスを見学する

名古屋でバーチャルオフィスを利用するには、まずインターネットを使って、どのような業者があるのか探しましょう。利用してみたいところが見つかれば、電話や専用フォームなどで問い合わせます。名古屋にはいろいろな運営会社があるので、失敗しないためにポイントがあります。

立地や規模も重要ですが、実際に使ってみてどうだったか口コミを調べることが大切です。インターネットで検索し、口コミを確認する以外にも、フリーランスや事業者などの知り合いがいるなら、そこの業者を使っている人がいないか聞いてみましょう。気になる業者を使ったことがなくても、他の業者を使った感想を聞けるかもしれません。

実際に利用し始める前に、内覧や説明は必須ともいえます。オフィスの内覧を申し込み、どのような施設なのか確認してきます。ネットでの写真と実際の雰囲気は違うことがあるので、直接足を運んで確認しましょう。会議室を使用するなら、会議室の設備なども見ておいた方がよいです。

名古屋の運営会社は用途に合わせたプランがいろいろあるので、自分の目的にマッチしたものを選択することが可能です。内覧するタイミングで、利用できる住所はどこか、郵便物の転送はどれくらい頻度があるかなど気になることがあれば、しっかり聞いておきましょう。宅急便の転送や固定電話番号の使い方などに関しても大切です。他にも、会議室や打ち合わせスペースの有無や、銀行口座を開設できるかなどいろいろとあります。利用料金の支払い方法なども確認しておくと安心です。

実際に利用するためには審査が必要

バーチャルオフィスを契約するのに、必要な書類を提出します。身分証明書や法人契約なら履歴事項全部証明書や法人の印鑑証明書などが必要です。個人事業主の場合は、住民票や個人の印鑑証明書などが対象になります。代表者免許証や顔写真入り身分証明書のコピーも必要です。自宅公共料金の明細や請求書コピーなどを事前に準備しておきます。

書類を元に審査が行われ、オフィスによって異なりますが早ければ即日、遅くても1週間ぐらいで審査が完了します。サービスの性質上不正な目的から利用される可能性があるので、ほとんどの場合使用にあたって審査があります。

審査をする際には、申込時に申請した事業内容を行っているかが重要です。ホームページを持っていると便利ですが、ホームページを持っていないなら、事業内容を確認できる資料を持参しましょう。事業内容がわかりやすいものが望ましく、たとえば主要取引先との契約書コピーや、フランチャイズ契約書コピーなどでも大丈夫です。各行政機関発行の許認可証や会社案内、製品やパンフレットなどがあれば持参しましょう。その他にも、取引先向けの提案書や見積書、注文書や仕様書などが審査に有効的な書類といえます。

受付サービスなどを活用する

審査に通過すると入会金や初月料金を振込み、契約成立となります。それと同時に住所や電話番号などの使用が可能になりますが、サービスによって契約してから時間を要する場合もあります。バーチャルオフィスの手続きは細かい点も異なるので、ホームページなどを見てそれぞれを比較するとわかりやすいでしょう。

既に法人が設立されている場合は、法人名義で申込みできます。法人設立前で設立登記後の場所として使用する場合、個人事業主として申込みすることが可能です。法人登記が完了した後に、商業登記簿謄本や印鑑証明などを提出できます。希望者が必要な書類を準備すれば、2~3日ぐらいで使用できるでしょう。

料金の支払いは銀行振込が多いですが、中にはクレジットカード決済に対応したところもあります。名古屋のバーチャルオフィスでは電話対応サービスを使用でき、受付サービスを利用すると秘書が電話に応対し、必要であれば希望の電話番号に転送してくれます。

バーチャルオフィスの場合、住所や電話番号をレンタルできたり、郵便物の転送や保管サービスも利用することが可能です。好きな場所で好きな時間に仕事するという使い方もでき、さらには別の場所でも働くことができます。オフィスまで足を運ぶ必要がないため、時間を有効活用できるしょう。

 

バーチャルオフィスはフリーランスなどを中心に人気のあるオフィス形態です。高い家賃で事務所を構える必要がなく、事務用品などの費用も抑えることができます。事前に必要な書類を準備しておくと、スムーズに審査を受けることが可能です。それぞれのビジネスに合った活用方法で、バーチャルオフィスを使うことができます。

バーチャルオフィス比較

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