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バーチャルオフィスは転送不要の書留の受け取りも可能

公開日:2021/01/15  最終更新日:2020/12/18

名古屋でバーチャルオフィスの利用を考える方が増えています。少ないコストで、都心の一等地に事務所を構えることができます。バーチャルオフィスのメリットは都心に住所を持てるだけではなく、電話や書留の転送を行える点です。ここでは、バーチャルオフィスを借りるメリットと手続方法、注意点を紹介しています。

バーチャルオフィスを利用することのメリット

バーチャルオフィスは、少ないコストで都心部に住所を持てる点が魅力です。名古屋の都心部に物件を借りるとなると、高額な賃料が掛かってしまいます。資本余力のない方だと、事務所を借り上げるのが難しいのも実状でしょう。

バーチャルオフィスを活用することにより、起業間もないベンチャー企業の経営者であっても、都心部に事務所を構えることが可能となります。会社の所在地はイメージ戦略の上でも大切となる要素です。名古屋の都心部に会社を構えていることは、初対面の相手に対しても好印象を与えます。

起業間もないうちは取引先の新規開拓が続くものです。多くの電話発信を行い、アポを取れた相手と面談を行う際には、信頼できる住所が記載された名刺を渡したいと思うのが普通でしょう。顧客との商談の場だけではなく、ホームページに住所を記載する場合でも、バーチャルオフィスを活用することは有効なものとなります。多くの競合サイトが乱立するなかで、ユーザーの信頼を得るためには、本店所在地が信用できることが重要な要素となるからです。

名古屋で事業を立ち上げる際には、少ない予算で事務所を立ち上げることが可能なバーチャル型オフィスの活用を考えてみるのがよいでしょう。名古屋に提供されている物件には、書留の転送などの付加サービスも提供されています。自社が求めるサービスが含まれる物件を選んでいきましょう。

バーチャルオフィスを契約する流れ

バーチャルオフィスを契約することは、難しくありません。賃貸物件とは違い、入居に際して審査がともなうことはないからです。オフィスを契約するのは、法人だけではなく個人でも行えます。法人の場合には、履歴事項全部証明書と印鑑証明書を揃えることで契約を行うことが可能です。個人事業の方は、住民票と印鑑証明書を用意するだけで物件の契約を行えます。

事務所の契約というと、入居に際しての審査が厳しいイメージがあるものです。賃貸物件の契約とは違い、バーチャル型オフィスの場合には、入居審査がないだけではなく、敷金や礼金の用意の必要もありません。

オフィスを見学する際には、通常の賃貸物件同様に、事前に見学に伺うことが可能です。登記上の住所とはいっても、どのような立地であるかは事前に確認しておきたいものでしょう。契約の際に見学に伺うことで、自分のイメージに合ったものであるかを確認できるのです。物件のなかにはミーティングスペースが備わっているところもあります。

顧客が商談で訪ねてくる場合には、道案内ができることも大切となります。近隣にどのような施設があるか、街の雰囲気などを事前に確認しておけば、急な商談で打ち合わせを行うことになっても、慌てることなく顧客をおもてなしできるのです。オフィスを提供する業者によって、提供するサービスは違います。利用目的に応じたサービスを選んでいきましょう。

バーチャルオフィスを契約する際の注意

バーチャルオフィスを契約する際には、いくつか注意点も存在します。長きに亘って契約する物件となるため、信頼性の高い業者であることが大切です。会社の住所を借りる形になるのがバーチャルオフィスだと意識しておきましょう。ホームページや名刺に記載した住所や電話番号は、永続的に使う必要があるのです。

事務所用の固定電話を設置している場合には、顧客からの問い合わせを転送する設定を行うことでしょう。オフィスを契約した業者が倒産してしまうと、電話の転送機能も使えなくなってしまいます。契約に際しては、取引を行う業者の経営状況を精査しておくことが必要になるのです。

オフィスを契約する場合は、用途に応じたサービスが提供されているところを選ぶことも大切です。事業内容や会社の規模により、書留などの郵便物の転送が不要と考えていても、経営状態により必要性が生じることはあるものです。ミーティングスペースも同様に、当初は顧客と対面で打ち合わせを行わないと考えていても、事業が進むに連れて必要性が出てくることもあります。

バーチャル型オフィスを提供する会社では、各種付加サービス以外に、業務システム開発などを行う業者も存在しています。会社の規模が拡大していったり、会員管理システムが必要になったりした場合には、システム開発に明るい業者であることも大切となるでしょう。

 

バーチャルオフィスを活用することで、名古屋の都心部に会社の事務所を構えることが可能となります。契約の際には提供業者の経営状態の確認や、付加されているサービス内容が妥当であるかを調べることも大切です。長きに亘って付き合える業者との契約が大切です。

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