今需要が高まっているバーチャルオフィス!口コミで人気の会社を紹介します♪

バーチャルオフィスの電話転送サービスとは

公開日:2020/12/15  最終更新日:2020/12/09


バーチャルオフィスは、オフィススペースを物理的に借りるのではなく住所のみを借りることでビジネスの拠点にできるという、ユニークなサービスです。名古屋市内にも多くのサービス事業者が存在しますが、中にはさまざまな付帯サービスを手がけているところもあります。電話転送サービスもその1つで、活用すればビジネスの発展に役立ちます。

バーチャルオフィスで借りられるのは住所だけではない

バーチャルオフィスは、専門の事業者と契約し、その事業者が提供する住所を自社の事業所所在地として対外的に示すことができるようになるサービスです。実際にはその住所地にオフィスを構えることはありませんが、郵便物や宅配便などはスタッフが代わりに受け取ってくれます。専用の私書箱を用意してくれるところもあります。

また、法人であれば登記上の所在地とすることも可能です。名古屋市内におけるオフィス需要は非常に高く、中心市街地で賃貸するとなると保証金はもとより月々の賃料もかなりの出費となります。しかしバーチャルオフィスであれば、物理的なスペースを占有することがないためコストは少額で済みます。

それでいて、名古屋市内の名だたるビジネスエリアにオフィスを持っているという体裁を整えることができるため、とても便利です。住所や私書箱の貸出しという基本サービスのほかに、多くのバーチャルオフィスではさまざまな付帯サービスを提供しています。

社名プレートの表示、貸会議室の提供、書類の保管などがその主なところですが、電話の貸出しもそうしたサービスの1つです。固定の代表番号を持っていることは企業等が社会的信用を得るために重要な要素の1つですが、このサービスを利用すれば自ら加入手続きをしなくても固定番号を持つことができます。その上、かかってきた電話を転送してもらうなどのサービスを受けることも可能です。

どこにいても代表番番号に出られる

ビジネスの世界においては、電話代行と呼ばれるアウトソーシングサービスが広く普及しています。これは、電話対応専門のスタッフを配置する余裕のない小規模事業所などが、留守中にかかってきた電話に出ることができなかったために大事なビジネスチャンスを逃したりしないようにするためのものです。

また自宅で開業しているSOHO事業者が、私用電話との混用を避けるために使うこともあります。バーチャルオフィスにおける電話貸出しもこうしたサービスと基本的には同じ内容となっています。バーチャルオフィスを利用するのはごく小規模な会社、あるいはまったくの個人で事業を行っている者などが多いため、たとえば外回り営業中などに固定番号あてにかかってきたとしても出ることができないというケースが少なくありません。

しかしこのサービスを利用し、自分の持つ携帯端末などに転送してもらえれば、外出先でも相手と話すことができます。もちろん、SOHO事業者の自宅に転送してもらうことも可能です。

名古屋市外の自宅等に事業の拠点を置いている事業者が名古屋市内でバーチャルオフィスを利用した場合、住所だけを借りたのであれば所在地は名古屋市内であっても代表番号は市外の自宅電話となり、見た目が不自然になってしまいます。しかし市内の番号を借りておいて自宅に転送してもらえば、その問題は解決します。

具体的なサービス内容は2種類

バーチャルオフィスにおける電話転送サービスの具体的な内容は、大きく分けて2つあります。1つは、通信会社が提供しているサービスを利用して、その番号にかかって来た分を機械的に転送するというものです。この場合、通話の相手方には転送が行われていることがわかりません。

このタイプであれば、あらかじめ登録しておいた番号にすべての通話が転送されるため、1年365日24時間無休で利用できます。ただし事業者の中には、「深夜は転送しないでほしい」などといった具合に利用の可否を時間帯ごとに指定できるところもあります。

もう1つのタイプは、オペレーターが実際にいったん対応し「それでは担当者におつなぎします」などと伝えた上で転送するというものです。オペレーターは転送を依頼した利用者の社名等を名乗るため、相手方は通常の会社等の代表番号にかけた後、内線で呼び出してもらうのと同じ感覚で会話を続けることができます。

このタイプのサービスを利用できるのは通常は日中のビジネスタイムのみですが、深夜や週末などでも対応してもらえるサービスをオプションで提供しているところもあります。こうした転送サービスは、電話を受ける場合だけではなく、発信する場合にも利用が可能です。あらかじめ設定しておけば、携帯端末や050番号などからかけた電話でも固定番号を経由して発信され、相手方の端末にはその固定番号が表示されるようになります。

 

バーチャルオフィスでは住所を貸し出す基本サービスに加えて、電話番号を貸してもらうこともできます。さらにその番号にかかって来た電話を携帯端末などに転送してもらうこともできるので、外出先や自宅などにいても大事な電話を取りそこなうリスクを避けられます。

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