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バーチャルオフィスのよくある無料サービス

公開日:2020/12/01  最終更新日:2020/12/09


バーチャルオフィスは、イニシャルコスト・ランニングコストを抑えつつオフィスを開設・運営できるサービスです。名古屋のようなオフィス需要が多い大都市でも手軽に利用できるため、人気を集めています。月々一定の利用料を支払えば事務所としての「名義」を借りられるほか、さまざまなオプションサービスを無料で利用することも可能です。

バーチャルオフィスで住所だけを借りてオフィスを実現

バーチャルオフィスとは、簡単にいえば物理的スペースとしてのオフィスを借りることなく、その機能だけを借りられるサービスです。わが国を代表する商工業都市の1つである名古屋ではオフィス需要が常に高く、賃料もかなりの高水準となっています。そうした状況下にあっても、比較的低コストで名古屋市内に「オフィスを構える」ことができます。

バーチャルオフィスを利用する場合、まず利用者は専門の事業者と利用契約を取り交わします。すると事業者は、自らの事業拠点を利用者のオフィスとして貸し出します。といっても、実際に貸し出すのはその住所のみで、そこに執務スペースはありません。ただし看板の表示は出してもらえますし、その住所あてに郵便物などが届いた場合は代わりに受け取ったうえで留め置いてもらえます。

つまり、その住所が利用者にとっての対外的な事業拠点となるわけです。利用者はその住所を自社の所在地として印刷物に表示したり、ウェブサイトに掲示したりできるようになります。こうしたバーチャルオフィスの多くは、名古屋市内でも名だたるビジネスエリアに所在しています。

しかしながら、不動産物件として借りるわけではないので月々の利用料は通常の貸事務所に比べると非常に低廉です。そのため、利用者はコストをかけずに名古屋市内の一等地に事務所を持つことで、社会的信用を高めることができます。

バーチャルオフィスでは郵便物の代理受け取り・送付サービスがある

バーチャルオフィスの利用料は事業者ごとにかなり幅があり、また同一の事業者であっても複数の料金プランを用意しているケースがあります。安いところでは月額1,000円未満のところもありますが、高いところでは月額10,000円を超えます。この金額の違いは通常の不動産と同じように所在地の違いによるケースもありますが、主としてサービス内容の違いによります。

基本的には、月額利用料が高額な物件ほどその金額の範囲内で利用できるサービスが充実しています。まずほとんどの事業者において基本的なサービスとして提供しているのが、住所の貸与と郵便物の代理受け取りです。

郵便物についてはそのまま留め置きするタイプと、指定の住所に転送してくれるタイプの2つがあります。私設の私書箱が設けられていて、その1つを貸してくれる場合もあります。この2点以外はオプションとなりますが、その中で比較的よく見られるのは会議室の貸出しです。バーチャルオフィスは郵便のやり取りやインターネット上などで借りた住所を事業拠点として標榜できますが、場合によってはその住所に顧客が実際に訪ねてくるというケースもあり得ます。

そうした場合に備えて、商談用スペースを貸してもらえるのです。料金は完全無料のところ、月当たり一定時間内であれば無料のところ、時間単位で別途レンタル料を払うところなどいろいろです。

業務サポート付きのバーチャルオフィスもある

会議室の貸出しと同じくらいよく見られるサービスに、電話代行があります。これは、住所に加えて電話番号をも貸し出し、かかってきた電話に対応してもらえるというものです。利用者が名古屋市内に居住している場合、住所だけが市内なのに電話番号が明らかに市外のものだと不自然ですが、このサービスを利用すればその心配は無用となります。

サービスの内容は事業者ごとにまちまちですが、かかってきた番号をあらかじめ指定された別の電話に転送するだけなら追加料金不要、すなわち無料で利用できるケースが少なくありません。

一方、オペレーターが直接対応する場合はコール数に応じた費用が別途生じます。その他、事業者の中にはユニークなサービスを提供しているところもあります。業務支援サービスがそれで、具体的には経理関係の記帳代行、ホームページの作成代行などが該当します。

これは、バーチャルオフィスを利用する者の多くが設立して間もない法人であったり、たった一人で事業を行っている個人であったりするという実態に即して、そうした小規模事業者をサポートする目的で提供されているものです。

こうしたサービスを無料で利用できるところはその分月々の利用料が高額になりがちですが、それぞれ個別にアウトソーシングした場合に必要な費用を考えると、結局は割安となるケースも少なくありません。また、提携している税理士や中小企業診断士によるアドバイスが受けられるサービスを行っているところなどもあり、ビジネスを続けるうえでの助けとなってくれます。

 

バーチャルオフィスは事業所の住所を貸してもらえるサービスですが、事業者や料金プラン次第ではその他にも無料で利用できるサービスがあります。小規模事業者にとっては非常に役立つ内容もあるので、上手に活用すれば業務の効率化や省力化を実現できます。

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